Arthritis, Bronchitis, Sitzeritis – das Leid ineffizienter Meetings

68 % der Menschen sind der Meinung, dass sie während ihres Arbeitstages nicht genug Zeit haben, sich ungestört zu konzentrieren. Dies ist das Ergebnis der neuesten Studie von Microsoft mit über 31.000 Mitarbeitenden in 28 Ländern („2023 Work Trend Index: Annual Report“). Die Zahlen zeigen dringenden Handlungsbedarf. Fast 2 von 3 Führungskräften (60 %) geben an, dass sie auch deshalb über mangelnde Innovation besorgt sind.

In diesem Blogbeitrag erfahren Sie:

• Was ineffiziente Meetings so besonders macht…
• und was Führungskräfte tun können, um Besprechungen effizienter zu gestalten.

Was ineffiziente Meetings so besonders macht…

Ineffiziente Besprechungen sind nach Ansicht der Befragten das größte Produktivitätshindernis, dicht gefolgt von zu vielen Besprechungen. Zudem sei es schwierig:

• in einem virtuellen Meeting Brainstorming zu betreiben (58 %).
• den Rückstand aufzuholen, wenn sie zu spät zu einem Meeting gekommen sind (57 %).
• dass die nächsten Schritte am Ende eines Meetings unklar sind (55 %).
• die Ereignisse zusammenzufassen (56 %).

Hinzu kommt noch ein Trend aus der Covid-Zeit: Seit Februar 2020 nehmen die Menschen dreimal mehr an Teambesprechungen und Anrufen pro Woche teil (192 %).

Die Daten zeigen deutlich, dass Meetings verbessert werden müssen. Heute glaubt nur 1 von 3 Personen (35 %), dass sie in den meisten ihrer Meetings vermisst werden. Auf die Frage, warum sich Meetings lohnen, lag die Motivation: „Ich erhalte Informationen, die mir helfen, meine Arbeit besser zu machen.“ noch vor dem Feedback, der Entscheidungsfindung oder dem beruflichen Fortkommen.

Keine Frage: effiziente Meetings sind ein wichtiger Eckpfeiler erfolgreicher Unternehmen. Sie ermöglichen den notwendigen Informationsfluss, fördern Zusammenarbeit und helfen, gemeinsame Ziele zu erreichen. Doch leider sind in zu vielen Fällen ineffiziente Besprechungen zu einer weitverbreitenden Plage in vielen Organisationen geworden. Auch wenn vielleicht in naher Zukunft mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) neue Hilfsmittel in Aussicht sind – Führungskräfte sind gefordert, die Initiative zu ergreifen und sicherzustellen, dass Meetings nicht länger Zeitverschwendung sind.

Zum einen verursachen schlecht geplante und unstrukturierte Meetings unnötige Kosten, da wertvolle Zeit von Führungskräften und ihren Teams verschwendet wird, was zu Frust und Demotiviation bei den Teilnehmern führen kann.

Was können Führungskräfte tun, um Besprechungen effizienter zu gestalten?

• Klare Ziele setzen. Was soll mit dem Meeting erreicht werden? Damit wird es für die Teilnehmenden möglich, fokussiert zu bleiben.
  
• Agenda erstellen und vorher an die Teilnehmenden kommunizieren. Dabei klar kennzeichnen, was Informations-, Diskussions- und / oder Entscheidungspunkte sind. Das schafft Struktur und hilft, Zeitverschwendung zu vermeiden.
  
• Teilnehmende klären und bewusst festlegen. Wen braucht es wirklich und wer muss teilnehmen?
  
• Vorbereitung: klar kommunizieren, was und wie sich die Teilnehmenden auf die Themen vorbereiten sollen.
  
• Moderation: Führungskräfte brauchen entsprechende Moderationsfähigkeiten, um a) Diskussionen anzuregen und zu steuern und b) unterschiedliche Perspektiven und Meinungen für die Entscheidungsfindung einzubeziehen.
  
• Zeitvorgaben festlegen und aktives Zeitmanagement, damit Diskussionen nicht ausufern.
  
• Zusammenfassung, Festlegung der nächsten Schritte und Dokumentation. Damit werden Verantwortlichkeiten klar definiert und sichergestellt, dass die Teilnehmenden ein gemeinsames Bild über die Ergebnisse und nächsten Schritte (Follow-up) haben.

Anhand dieser Stellschrauben können Führungskräfte Meetings effizienter gestalten, Zeit sparen und Produktivität steigern. Und ganz wichtig: Dafür sorgen, dass Mitarbeitende durch ineffiziente Meetings weniger frustriert und demotiviert werden.

Wie laufen die Meetings in Ihrem Unternehmen?

Quellenverzeichnis:

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